Система учёта и нумерации заключений. Кто как ведет?

kuzbassovec · 30.06.2017

Комрады, привет!

Занялись тут у себя в лаборатории привидением документации в божеский вид и встала задача наладить систему нумерации и учета заключений.
Дано: независимая небольшая ЛНК с большим количеством небольших объектов/заказчиков. Реально - где 10 стыков, где 100.
Задача: придумать и внедрить оптимальную систему нумерации заключений из которой было бы понятно: а) что за объект, б) что за стык.
При этом, чтоб все было стройно и красиво, и главное, чтоб мы сами себе жизнь не усложнили своими нововведениями.

Как кто ведет: сквозная нумерация или на каждом объекте своя? № заключения привязывать к журналы сварочному? а если не сварка, а поковки?

Коллеги, поделитесь опытом

USM35 XS · 01.07.2017

Как у нас это выглядит. По разным методам есть несколько журналов с результатами. По некоторым методам есть несколько журналов на какие-то особые заказы. У каждого журнала свой узаконенный номер, например 010-020 том 1, где 010 - шифр нашего подразделения на заводе, а 020 - номер журнала (никакого отношения к сварочному журналу не имеет, ими занимается другое подразделение). В журналах сквозная нумерация, обнуляется в начале года. Заключениям присваиваются следующие номера - 020/1-10. 020 - номер журнала, 1 - номер тома, 10 - номер записи в журнале. В итоге по номеру заключения мы сразу видим, в каком журнале искать подробности на те или иные заключения.

aav59ru · 01.07.2017

у нас тоже по каждому методу свой журнал, нумерация попорядку в течении года, в начале следующего обновляется. Журналы имеют свой шифр, присвоенный отделом менеджмента и качества, согласно ИСО 2009 и чему то там исчо. Но в заключениях это не обозначается... Номера заключений имеют вид № 005-УЗК (ПВК и т.д.)-17(номер года). Т.к. в основном заказчик один, нам проще. количество редко переваливает за 400, только у вибраторов за 1000. Но у них своя программа с базой агрегатов. На компьютере есть папки "Заключения 2000" , "Заключения 2001" т.д. по годам. В них уже идёт разбивка папок по методам: ВИК, УЗК, ПВК, УЗТ, АЭ и т.д. Ну само название Заключения кроме номера содержит Номер позиции, название, номер цеха или другого предприятия (бывает и такое).

aav59ru · 01.07.2017

Это вид структуры у меня дома с флешки. ВК - вихретоковый в том году только начал осваивать на Пеленге 307. поэтому и не много. )) в будущем, в своей лабе думаю так и оставить. в принципе к компе всё находится через ПОИСК в главной папке "Заключения". хоть позицию забей, хоть наименование преприятия

make-ks · 02.07.2017

Лаба 18-26 человек в разные годы, тысячи заключений за 9 лет, и ничего в файле екселя управлялись...

kuzbassovec · 02.07.2017

make-ks написал(а):
Лаба 18-26 человек в разные годы, тысячи заключений за 9 лет, и ничего в файле екселя управлялись...

А как именно управлялись? какая схема учета была? Не просто же заключения со всех объектов по всем методам по порядку записывали. А если файлику этому ... кранты?

make-ks · 03.07.2017

kuzbassovec написал(а):
А как именно управлялись? какая схема учета была? Не просто же заключения со всех объектов по всем методам по порядку записывали. А если файлику этому ... кранты?

Именно так все и было, доступ к файлику был у всех ответственных за его ведение (руководители групп и специалисты выдающие протоколы), файлик на сервере, копия каждый день резервная (в принципе вся информация должна резрвироваться).

Если человек ехал туда где нет возможности вести общий журнал, то но брал (резервировал) себе по каждому методу номер протокола и вел локальный журнал, а потом по возвращению просто копировал данные в общий.

Т.е. если едет сотрудник на объект где связи нет, то берет допустим № протокола по УЗК 1234, ВИК 1235 и гонит всю смену сквозную нумерацию 1234-1, 1234-... аналогично по вик.
По возвращению копирует строки и готово.

Раз в год журнал завершали и начинали новый, т.к. строк много и он долго грузился

КОНСТ · 16.07.2017

В принципе аналогично. Только был еще номер договора, чтоб привязаться к заказчику. 07Д015 (заказчик) - 12353 (порядковый номер заключения) - 2017 (год)

Константин1990 · 24.01.2020

USM35 XS написал(а):
Как у нас это выглядит. По разным методам есть несколько журналов с результатами. По некоторым методам есть несколько журналов на какие-то особые заказы. У каждого журнала свой узаконенный номер, например 010-020 том 1, где 010 - шифр нашего подразделения на заводе, а 020 - номер журнала (никакого отношения к сварочному журналу не имеет, ими занимается другое подразделение). В журналах сквозная нумерация, обнуляется в начале года. Заключениям присваиваются следующие номера - 020/1-10. 020 - номер журнала, 1 - номер тома, 10 - номер записи в журнале. В итоге по номеру заключения мы сразу видим, в каком журнале искать подробности на те или иные заключения.

А в каком документе прописано что сквозная нумерация должна меняться в начале года?

Русл · 24.01.2020

Константин1990 написал(а):
А в каком документе прописано что сквозная нумерация должна меняться в начале года?

НА всех предприятиях С нового года начинают нумирацию с нуля .Особенно где литье .

Константин1990 · 05.02.2020

Русл написал(а):
НА всех предприятиях С нового года начинают нумирацию с нуля .Особенно где литье .

К сожалению мое руководство не устраивает такой ответ, необходимо обоснование в виде документа в котором прописано что каждый год нумерация обнуляется.

aav59ru · 05.02.2020

Константин1990 написал(а):
сожалению мое руководство не устраивает такой ответ, необходимо обоснование в виде документа в котором прописано что каждый год нумерация обнуляется.

а на хрена? не можете мирно договориться? У нас заключения обновляются, а акты осмотров у надзорщиков нет, сквозные. Кому как удобней. Объясните, что как вам надо, удобней.
У моих знакомых тоже, как выше было сказано, идет номер договора в заключении, конечно у них сквозная нумерация, им так удобнее. Не вижу причин спорить. Если журнал ведётся в экселе может так и комфортнее, и правильнее

USM35 XS · 05.02.2020

Константин1990 написал(а):
К сожалению мое руководство не устраивает такой ответ, необходимо обоснование в виде документа в котором прописано что каждый год нумерация обнуляется.

Вы вправе вести любую нумерацию, если она обеспечивает лёгкий доступ к необходимой информации. Принято обнулять записи в начале каждого года (наверное даже ГОСТы есть какие-то на делопроизводство), но если этого не делать, а вести сплошную нумерацию без остановки, плохого тоже ничего не будет. В первом случае нужно было бы к номеру протокола/заключения дополнительно уточнять дату проведения контроля (чтобы не спутать протоколы с одним номером, но разными датами), а во втором случае такая необходимость отпадёт. В одном из наших журналов одно время вообще каждый месяц нумерация обнулялась и ничего, все живы до сих пор, счастливы. Особенно заказчики.

Система учёта и нумерации заключений. Кто как ведет?

kuzbassovec

Бывалый

USM35 XS

Дефектоскопист всея Руси

aav59ru

Дефектоскопист всея Руси

Вложения

aav59ru

Дефектоскопист всея Руси

make-ks

Дефектоскопист всея Руси

kuzbassovec

Бывалый

make-ks

Дефектоскопист всея Руси

КОНСТ

Мастер дефектоскопии

Константин1990

Новичок

Русл

Специалист

Константин1990

Новичок

aav59ru

Дефектоскопист всея Руси

USM35 XS

Дефектоскопист всея Руси