На «Дефектоскопист.ру» подведены
итоги опроса на тему электронного документооборота.
ЕЦНК (Единый Центр Неразрушающего Контроля) благодарит всех респондентов и форумчан, которые приняли участие в обсуждении. Несмотря на то, что
на уровне законодательства переход к электронному документообороту официально разрешён, реализация «хромает» из-за бюрократизма и «пробелов» в управленческой и надзорной деятельности.
За более чем 5-летнюю практику специалисты ЕЦНК принимали участие в создании и аттестации (аккредитации) более 250 лабораторий по всей стране. Как показывает наш опыт и развернувшаяся дискуссия в комментариях к опросу, наиболее существенными препятствиями на пути к электронному документообороту остаются:
– Требования заказчика. Если в контракте указаны бумажные оригиналы, то ничего не поделать. В лучшем случае, понадобятся копии в электронном виде. Похожая ситуация в РК уже много лет: помимо рентгеновских плёнок, зачастую нужно сдавать ещё и оцифрованные рентгенограммы.
– Подчинённость лаборатории общей системе управления на предприятии. Если ЛНК – не самостоятельная организация, а структурное подразделение, то, помимо собственного желания ввести электронный документооборот, необходимо согласовать это с вышестоящим руководством и другими подразделениями. На деле это очень тяжело, а иногда и вовсе невозможно.
– Требования проверяющих инспекций. Сюда относятся комиссии по аттестации (аккредитации), всевозможные аудиты, выездные проверки со стороны контрольно-надзорных органов и пр. У всех своя специфика, свои правила, свои нормы. Учитывая инертность таких структур и то, что электронный документооборот в НК разрешён меньше года назад, то процесс перестроения будет небыстрым.
– «Половинчатость решений». Электронный документооборот – не про то, чтобы вести бумажные журналы, как раньше, только ещё создать их копии в MS Word или Excel. Это про полный переход к цифре там, где это возможно. Причём – с обязательным внедрением
усиленных квалифицированных электронных подписей, с применением средств криптографической защиты информации, сертифицированных ФСБ, с подтверждением подлинности в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи РФ. При выполнении всех этих требований электронные версии документов, подписанные с применением СКЗИ, становятся полноценной заменой бумажным носителям, избавляя от необходимости тратить время на ведение последних. Однако, увы, на местах такой комплексный подход реализуется не всегда последовательно.
Комментарий специалиста ЕЦНК: Евгений Ромашенко, руководитель проектов ЕЦНК
Мы в ЕЦНК постоянно улучшаем и внедряем новые технологии в свою работу, в частности и в документооборот. Цель данных инноваций, в первую очередь, улучшение сервиса для наших клиентов и увеличение скорости работы. Например, при создании лаборатории НК «под ключ», наша компания организовывает подготовку около 80% необходимой документации. Это позволяет нашим клиентам заниматься контролем и развитием своих главных компетенций, а не бумажной волокитой. Мы располагаем готовыми решениями для того, чтобы максимально быстро запустить лабораторию в работу. Это существенно позволяет экономить время как нашим клиентам, так и нам самим.
У нас имеется продвинутая CRM-система, которая позволяет вести весь документооборот в электронном виде. Благодаря этому мы имеем возможность отправлять необходимый материал нашим клиентам как в ручном, так и в автоматическом режиме: например, о получении оплаты по конкретному счету, о готовности к отгрузке заказа с адресом забора груза, об уже отгруженном заказе с информацией о транспортной компании и трекером для отслеживания. Также в системе фиксируются все важные для клиента даты, примером могут служить дата окончания поверки на оборудование, дата окончания аттестации ЛНК, что позволяет своевременно оповестить наших клиентов и значительно сэкономить время специалистов и сократить количество бюрократии. Кроме всего прочего, в электронном виде ведется вся внутренняя документация компании (приказы, распоряжения, служебные записки и прочее). Электронный документооборот давно не новшество для нас. Это то, с чем работает каждый наш специалист ежедневно.
